Zukunft KMU to go: ROI für Field Service Software berechnen – So geht’s einfach & konkret

00:00:00: Herzlich willkommen zu einer neuen Folge ZukunftschkMU to go.

00:00:04: Ihr steht vor der Entscheidung, euer Field Service Management zu digitalisieren oder erst mal weiterzumachen wie bisher?

00:00:10: Dann solltet ihr unbedingt dranbleiben, denn wir zeigen euch in dieser Folge, wie ihr einen ROI im Field Service richtig herausarbeitet, anstatt ohne dich Geld zu verbrennen.

00:00:18: Los geht's!

00:00:19: Mit dem Return on Investment, kurz ROI, wird der Gewinn berechnet, den ein Unternehmen durch eine Investition erzielen kann.

00:00:26: Dabei kann es sich zum Beispiel um die Einführung einer neuen Software-Lösung handeln oder aber auch um zum Beispiel den Kauf neuer Produktionsanlagen.

00:00:35: Ist der ROI positiv, spricht das für eine Investition.

00:00:38: Ist das Kostennutzenverhältnis negativ, kann nach einer lukrativeren Alternative gesucht werden.

00:00:43: So weit, so gut.

00:00:44: Aber warum eigentlich einen ROI berechnen?

00:00:47: Der ROI ist vor allem für mittelständische und große Unternehmen eine hilfreiche Kennzahl.

00:00:52: Hier findet sich in der Regel die nötige Ausgangssituation, um eine aussagekräftige Berechnung durchzuführen.

00:00:58: Folgende Indikatoren sprechen dabei für die Ermittlung des Return on Investment.

00:01:04: Ein hoher Grad der Arbeitsteilung.

00:01:06: Ein aussagekräftiger ROI kann primär in Unternehmen ermittelt werden, in denen man feste Strukturen und Arbeitsteilungen vorfindet.

00:01:15: Im Falle des Field Service Managements bedeutet das, es gibt eine klare Unterteilung in Service-Technikerinnen und Service-Techniker im Außendienst und Disponentinnen und Disponenten sowie Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter im Innendienst.

00:01:26: Quantitative Elemente beispielsweise die Arbeitszeit für die Nachbearbeitung eines Service-Einsatzes können hier einfacher zugeordnet werden.

00:01:33: Je höher die Arbeitsteilung, desto besser lässt sich der ROI ermitteln.

00:01:37: Ein hohes Arbeitsvolumen.

00:01:39: Der monetäre Mehrwert durch die Einführung einer Field Service Management Software wird vor allem dann messbar, wenn der Kundenservice ein hohes Auftragsvolumen hat.

00:01:48: Arbeiten drei Service-Techniker täglich fünf Einsätze ab, sind das seventy-fünf Service-Einsätze pro Woche.

00:01:54: Die Zeit- und Kostenersparnis durch digitalisierte Prozesse ist in diesem Fall viel deutlicher erkennbar als bei lediglich drei Einsätzen pro Woche.

00:02:02: Die Berechnung des Erruinen kleinen Unternehmen ist dagegen etwas herausfordernder.

00:02:07: Sowohl das Arbeitsvolumen als auch der Grad der Arbeitsteilung sind hier oft nicht ausgeprägt genug.

00:02:12: Häufig übernehmen wenige Mitarbeitende mehrere verschiedene Aufgaben.

00:02:16: Das erschwert eine Differenzierung der anfallenden Kosten.

00:02:20: Der Skaleneffekt ist den kleinen Unternehmen daher sehr gering.

00:02:23: Um dennoch den ROI für eine Field Service Management Software ermitteln zu können, bedarf es zunächst etwas Vorarbeit.

00:02:29: Denn entscheidend zur Berechnung eines außergekräftigen ROI ist es, dass ihr die bestehenden Prozesse eures Field Service Managements bis ins kleinste Detail kennt.

00:02:38: Je besser die Strukturen eures Kundenservice aufgebaut sind, desto einfacher lassen sich ein paar Potenziale erkennen.

00:02:43: Folgende drei Basis-Kennzahlen solltet ihr daher jederzeit transparent vorliegen haben.

00:02:49: Erstens die Anzahl der Mitarbeitenden pro Abteilung.

00:02:52: Wie viele Mitarbeitende beschäftigt ihr aktuell im Field Service Management?

00:02:56: Wie viele Service-Technikerinnen und Service-Techniker sind im Außendienst unterwegs?

00:03:00: Und wie viele Disponentinnen und Disponenten kümmern sich um die Einsatzplanung?

00:03:04: Und wie viele Personen übernehmen weitere Aufgaben im Innendienst?

00:03:08: Je besser ihr den einzelnen Mitarbeitenden bestimmte Aufgaben zuordnen könnt, desto einfacher geschaltet sich die ROI Berechnung.

00:03:15: Zweitens.

00:03:16: Die Anzahl der Service-Einsätze pro Techniker.

00:03:19: Wie viele Einsätze bearbeiten eure Technikerinnen und Techniker regelmäßig pro Tag?

00:03:24: Daraus ergibt sich die Anzahl der wöchentlichen, monatlichen und jährlichen Service-Einsätze, die für euer Außendiensteam anfallen.

00:03:32: Je höher das Auftragsvolumen, desto stärker werden Einsparungen durch eine Field Service Management Software spürbar werden.

00:03:38: Und drittens die Frage, wie hoch ist die Arbeitszeit pro Einsatz?

00:03:42: Betrachtet zunächst den Außendienst.

00:03:44: Wie viel Zeit verbringen eure Technikerinnen und Techniker auf einem Service-Einsatz?

00:03:49: Wie lange dauert es bis ein vollständiger Servicebericht verfasst wurde?

00:03:53: Wie hoch sind die durchschnittlichen Fahrzeiten?

00:03:55: Vergess dabei auch nicht eure Innendienstmitarbeitenden.

00:03:59: Wie viel Zeit kostet es eure Disponentinnen und Disponenten aktuell einen Service-Einsatz einzuplanen?

00:04:04: Wie hoch ist die Nachbearbeitungszeit für einen Einsatz?

00:04:07: Und wie lange dauert es bis das Team die Rechnung zu einem Einsatz stellen kann?

00:04:11: Ihr seht, man kann sich hier wirklich tief reinfuchsen.

00:04:14: Du hast vor lauter Zuhören vergessen, Diagnotizen zu machen.

00:04:17: Kein Problem.

00:04:18: Wir haben für dich unser kostenloses White Paper, den ROI für eine Field Service Management Lösung berechnen, in den Show Notes verlinkt.

00:04:25: Schau gerne mal vorbei.

00:04:26: Übrigens noch ein kleiner Tipp am Rande.

00:04:28: Neben dem Return on Investment solltet ihr auch die Total Cost of Ownership, kurz TCO, nicht außer Acht lassen.

00:04:34: Während es beim ROI um die reine Investition in die Field Service Management Software geht, sowie den Gewinn, der sich daraus erzielen lässt, stellt die TCO eine ganzheitliche Kostenbetracht unter.

00:04:44: Es werden nicht nur die Anschaffungskosten der Software betrachtet, sondern sämtliche, laufende und indirekten Kosten, die darüber hinaus in Zukunft entstehen werden.

00:04:53: Denn mit der bloßen Einführung einer Field Service Management Software ist das meistens nicht getan.

00:04:58: Kosten für Softwareschulungen und den Kundensupport, individuelle Anpassungen der Lösung, aber auch zusätzliche Hardwarekosten, zum Beispiel für neue Tablets im Außendienst, müssen berücksichtigt werden.

00:05:08: Die meisten dieser indirekten, aber auch einige der direkten Kosten werden nicht berücksichtigt, wenn ihr lediglich eine ROI-Berechnung durchführt.

00:05:16: Ein Zusammenspiel von ROI und TCO kann deshalb sinnvoll sein.

00:05:20: Vielleicht fragt ihr euch jetzt, welche Aussagekraft der ROI am Ende wirklich hat.

00:05:25: Der Return on Investment ist in vielen Unternehmen die Voraussetzung, um ein Projekt bei der Geschäftsführung vorzustellen, Budgetfreigaben zu erhalten und um die Lösungen zu wählen, die den meisten Mehrwert bieten.

00:05:36: Dennoch steht der ROI häufig in der Kritik.

00:05:38: Der Grund, qualitative Faktoren, deren Verbesserung oder Verschlechterung nicht konkret berechnet werden können.

00:05:45: Wie bereits erwähnt, sind Merkmale wie Reputation, Servicequalität, aber auch der Attraktivität als Arbeitgeber nur schwer zu quantifizieren.

00:05:53: Sie alle werden allerdings durch die Einführung einer Field Service Management Software direkt oder indirekt beeinflusst.

00:06:00: Eine erhöhte Transparenz verbessert Prozesse, wodurch wiederum die Servicequalität gesteigert werden kann.

00:06:05: Die Nutzung einer modernen Software-Lösung mit innovativen Technologien ist ein attraktiver Anreiz für neue Service-Mitarbeitende.

00:06:12: Aber kann man den ROI überhaupt als einen aussagekräftigen Wert betrachten, wenn es um den Nutzen einer Field Service Management Software geht?

00:06:19: Die Antwort lautet hier ganz klar Ja.

00:06:21: Denn der Return on Investment bleibt eine wichtige Kennzahl vor allem für finanzielle Entscheidungen.

00:06:26: Er schafft eine objektive Vergleichbarkeit zwischen geplanten Investitionen und deren erwarteten Nutzen.

00:06:32: Darüber hinaus gibt es Möglichkeiten, um den ROI auch um qualitative Faktoren zu erweitern.

00:06:37: Das war Zukunft KMU to go.

00:06:39: Wenn dir diese Folge rund um den ROI einer Field Service Management Software gefallen hat, dann lass uns gerne einen Daumen nach oben bei YouTube oder eine Bewertung bei Apple Podcast oder Spotify da.

00:06:49: Und für alle, die es jetzt noch genauer wissen möchten, gibt es auf der L-Mobile-Website unter dem Reiter Interaktiv weiteren spannenden Content wie White Paper, Software-Demos und Live-Events rund um die Digitalisierung von Lager, Produktion und Field Service.

00:07:02: Ich freue mich außerdem über euer Feedback oder eure Wünsche für weitere Zukunft-KMU-To-Go-Folgen.

00:07:07: Macht's gut und bis zum nächsten Mal!